Privacyverklaring Vrienden van Heverleebos en Meerdaalwoud (VHM) vzw

VHM vzw neemt de verantwoordelijkheid op zich om de privacy van de persoonsgegevens die we verwerken te vrijwaren. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt hierover of contact wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

VHM vzw
Waversebaan 66
3001 Heverlee
infocentrum@vhm.be

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens en welke zijn het?

Wanneer u beslist om lid te worden van onze vereniging vragen we u om persoonsgegevens te verstrekken. VHM vzw verwerkt uw gegevens elektronisch en op papier:

• Voor het versturen van nieuwsmail, -brieven en uitnodigingen
• Voor het bekomen van subsidiëring door de overheid
• Voor het voeren van onze personeels- en loonadministratie

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen we de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan en verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam; voornaam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum en –plaats
• Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid: voor werknemers het rijksregisternummer

Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Wij registreren geen gegevens van personen die enkel de website bezoeken en wij gebruiken geen cookies. Wij gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

De gegevens die u ons geeft worden alleen verstrekt aan derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de beschreven doeleinden. Wij gebruiken derde partijen voor de loonadministratie en voor onze IT-internet omgeving. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Verder zullen we de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

VHM vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn dan wel op grond van wat de wet vereist. De persoonsgegevens worden maximaal 10 jaar na hun laatste gebruik bijgehouden.

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens de VHM vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
• We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze elektronische systemen.
• We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Wat zijn uw rechten?

U hebt recht op inzage en correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die we van u ontvangen hebben.
U hebt het recht om de toestemming die u ons hebt gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken in te trekken.
U hebt het recht om te weigeren om persoonsgegevens te geven. Dit zal evenwel onze dienstverlening beperken of onmogelijk maken.
U hebt recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten te laten gelden. We kunnen vragen om u te legitimeren voordat we gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Waar kan u terecht met klachten?

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover contact met ons op te nemen. U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

VHM vzw kan haar privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Deze verklaring is geldig vanaf 25 mei 2018.